Medicover wdrożył nową platformę do zdalnego podpisywania dokumentów, całkowicie przenosząc kluczowe procesy kadrowe do środowiska cyfrowego. Dzięki wykorzystaniu rozwiązania SIGNIUS firma zrezygnowała z papierowego obiegu dokumentów HR, centralizując proces podpisywania, archiwizacji i zarządzania dokumentacją pracowniczą. Projekt wpisuje się w rosnący trend cyfryzacji sektora ochrony zdrowia, w którym coraz większe znaczenie mają narzędzia umożliwiające zdalną obsługę procesów administracyjnych, zgodność regulacyjną oraz bezpieczeństwo danych.
Z tego artykułu dowiesz się…
- Jak Medicover przeniósł procesy HR do środowiska cyfrowego
- Jak działa integracja platformy SIGNIUS z systemem kadrowo-płacowym
- Dlaczego cyfryzacja dokumentów HR zyskuje znaczenie w sektorze ochrony zdrowia
- Jakie korzyści organizacyjne i bezpieczeństwa przynosi elektroniczny obieg dokumentów
Medicover przechodzi na cyfrowy obieg dokumentów HR
Wdrożenie platformy SIGNIUS pozwoliło Medicover całkowicie odejść od tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów kadrowych. Rozwiązanie umożliwia elektroniczne podpisywanie m.in.:
- umów o pracę,
- aneksów,
- dokumentów związanych z zatrudnieniem,
- dokumentacji HR wymagającej podpisu pracownika.
Dzięki centralizacji procesów firma stworzyła jedno cyfrowe środowisko zarządzania dokumentacją kadrową. Platforma działa w modelu white-label, wykorzystując branding Medicover, co pozwala zachować spójność doświadczeń użytkowników oraz identyfikacji wizualnej organizacji.
Integracja z systemem kadrowo-płacowym przyspiesza procesy
Jednym z kluczowych elementów projektu było połączenie platformy do e-podpisu z systemem kadrowo-płacowym Medicover. Dzięki integracji podpisane dokumenty trafiają automatycznie do elektronicznej teczki pracownika w czasie rzeczywistym.
Oznacza to, że cały proces – od przygotowania dokumentu, przez podpisanie, aż po archiwizację – odbywa się cyfrowo i bez konieczności drukowania dokumentów. W praktyce ma to skrócić czas obiegu dokumentów, uprościć procesy administracyjne i ograniczyć ryzyko błędów wynikających z ręcznej obsługi dokumentacji.
Medicover: to nie tylko wdrożenie technologiczne
Przedstawiciele firmy podkreślają, że projekt ma szerszy wymiar niż sama cyfryzacja podpisów.
Patrzymy na to wdrożenie szerzej niż tylko przez pryzmat technologii. To krok, który rozwija nasze dotychczasowe rozwiązania i pozwala nam jeszcze bardziej upraszczać i porządkować procesy, tak aby lepiej odpowiadały na potrzeby współczesnej organizacji. – mówi Dominik Wieczorek, Dyrektor Pionu Personalnego Medicover.
Zdaniem ekspertów podobne projekty stają się coraz ważniejszym elementem transformacji cyfrowej dużych organizacji medycznych i healthcare.
Bezpieczeństwo danych pozostaje kluczowym elementem cyfryzacji HR
W sektorze ochrony zdrowia cyfryzacja procesów administracyjnych wiąże się z koniecznością zachowania szczególnie wysokich standardów bezpieczeństwa danych. Dotyczy to zwłaszcza dokumentacji HR, która obejmuje dane osobowe oraz informacje wrażliwe. SIGNIUS podkreśla, że wdrożone rozwiązanie zostało przygotowane zgodnie z wymaganiami bezpieczeństwa i regulacjami UE.
Wdrożenie platformy SIGNIUS w Medicover pokazuje, jak istotne są najwyższe standardy bezpieczeństwa w procesach cyfrowych, zwłaszcza HR. Ta integracja wyróżniała się dedykowanym podejściem i świetną współpracą z Klientem, dzięki czemu mogliśmy przenieść nawet najbardziej wrażliwe procesy HR w całości do świata cyfrowego. – mówi Agnieszka Bocian, Project and Business Developement Manager w SIGNIUS S.A.
Elektroniczne podpisy zyskują znaczenie w ochronie zdrowia
Projekt realizowany dla Medicover wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji sektora healthcare. Placówki medyczne oraz firmy ochrony zdrowia coraz częściej wdrażają rozwiązania umożliwiające:
- zdalną obsługę procesów administracyjnych,
- elektroniczne podpisywanie dokumentów,
- cyfrowe archiwizowanie danych,
- automatyzację procesów HR,
- zdalną weryfikację tożsamości.
Eksperci podkreślają, że pandemia COVID-19 dodatkowo przyspieszyła rozwój narzędzi cyfrowych w ochronie zdrowia i administracji. Rosnące znaczenie mają szczególnie rozwiązania pozwalające utrzymać ciągłość procesów biznesowych przy jednoczesnym ograniczaniu papierowej dokumentacji.
Cyfryzacja może obniżać koszty i zwiększać efektywność
Według analiz rynkowych przywoływanych przez firmę, cyfryzacja procesów administracyjnych może przynosić organizacjom wiele korzyści operacyjnych. Najczęściej wskazywane efekty obejmują:
- skrócenie czasu obiegu dokumentów,
- redukcję kosztów administracyjnych,
- łatwiejszą archiwizację,
- ograniczenie błędów,
- poprawę dostępności dokumentacji,
- zwiększenie bezpieczeństwa danych.
W przypadku dużych organizacji medycznych, które przetwarzają ogromne ilości dokumentów, znaczenie takich usprawnień stale rośnie.
Rozwiązania zgodne z regulacjami UE
SIGNIUS oferuje rozwiązania zgodne z rozporządzeniem eIDAS obowiązującym w Unii Europejskiej. System obejmuje m.in.:
- podpis kwalifikowany,
- podpis zaawansowany,
- kwalifikowaną pieczęć elektroniczną,
- zdalną weryfikację tożsamości,
- kwalifikowany znacznik czasu.
Dzięki temu organizacje mogą dostosowywać poziom formalności i bezpieczeństwa do rodzaju dokumentów oraz wymagań prawnych.
Healthcare coraz mocniej inwestuje w automatyzację procesów
SIGNIUS wskazuje, że automatyzacja dokumentów staje się coraz istotniejsza również na rynkach zagranicznych. Z rozwiązań firmy korzystają m.in.:
- AOK – największa niemiecka kasa chorych,
- DoktorABC – europejska platforma telemedyczna,
- AS Abrechnungsstelle Bremen zajmujący się rozliczeniami w ochronie zdrowia.
Według ekspertów pokazuje to rosnącą dojrzałość technologii cyfrowego podpisu oraz skalowalność takich rozwiązań w ochronie zdrowia.
Cyfrowe HR staje się standardem dużych organizacji
Transformacja procesów kadrowych jest obecnie jednym z głównych kierunków rozwoju dużych organizacji medycznych i korporacyjnych. Eksperci wskazują, że cyfrowe procesy HR stają się odpowiedzią na:
- rosnącą skalę organizacji,
- potrzebę szybkiego dostępu do dokumentów,
- rozwój pracy hybrydowej,
- konieczność zachowania zgodności regulacyjnej,
- oczekiwania pracowników dotyczące wygody i mobilności.
Wdrożenie realizowane przez Medicover pokazuje, że digitalizacja procesów administracyjnych obejmuje już nie tylko dokumentację medyczną, ale również zaplecze organizacyjne i kadrowe firm healthcare.
Główne wnioski
- Medicover wdrożył platformę SIGNIUS, umożliwiając pełną cyfryzację procesów kadrowych i podpisywania dokumentów online.
- Nowe rozwiązanie integruje podpisy elektroniczne z systemem kadrowo-płacowym oraz e-teczkami pracowników.
- Cyfryzacja dokumentów HR ma zwiększyć efektywność operacyjną, bezpieczeństwo danych i komfort pracowników.
- Projekt wpisuje się w rosnący trend automatyzacji i digitalizacji procesów administracyjnych w ochronie zdrowia.
Źródło:
- Informacja prasowa
