Na pismo skierowane przez Śląską Izbę Lekarską resort finansów i gospodarki odpowiedział obszernym wyjaśnieniem, precyzując zasady wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Resort przypomniał harmonogram prac, zakres obowiązków oraz wyjątki istotne dla lekarzy i lekarzy dentystów. Dokument trafił do Naczelnej Izby Lekarskiej z prośbą o przekazanie informacji do całego środowiska, ponieważ już 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy.
Z tego artykułu dowiesz się…
• Jakie obowiązki wobec KSeF od 1 lutego 2026 r. dotyczą lekarzy i lekarzy dentystów.
• Kiedy wystawianie e-faktur w KSeF jest obowiązkowe, a kiedy dobrowolne.
• Jakie wyjątki i czasowe zwolnienia z systemu przewidziano do 31 grudnia 2026 r.
• Jakie terminy wdrożenia KSeF 2.0 potwierdziło ministerstwo finansów i gospodarki.
KSeF – od rozwiązania dobrowolnego do obowiązkowego standardu
Jak wyjaśnia ministerstwo finansów i gospodarki, Krajowy System e-Faktur to centralna platforma państwowa umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Zastępuje tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne przesyłane bezpośrednio między podmiotami. W praktyce KSeF pełni funkcję wspólnego rejestru, w którym każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, a jej obieg jest w pełni kontrolowany i dostępny dla organów podatkowych.
System działa jako narzędzie dobrowolne od 1 stycznia 2022 r., a jego testy rozpoczęły się już w 2021 r. Początkowo obowiązek miał wejść w życie w lipcu 2024 r., jednak ze względu na problemy techniczne przesunięto go na 1 lutego 2026 r. Resort wskazuje, że przedsiębiorcy mieli ponad 4 lata na przygotowanie, dlatego nie przewiduje się kolejnego odroczenia.
KSeF 2.0 – kluczowe daty dla przedsiębiorców i podmiotów leczniczych
W piśmie przypomniano harmonogram wdrożenia KSeF 2.0:
- Do 30 września 2025 r. udostępniono interfejs API do otwartych testów dla integratorów i firm.
- W listopadzie 2025 r. pojawiła się testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, obejmująca pełny zakres funkcjonalności.
- 1 lutego 2026 r. zacznie działać produkcyjna wersja systemu, umożliwiająca wystawianie faktur ustrukturyzowanych w obrocie gospodarczym.
Czy każdy lekarz musi wystawiać faktury w KSeF?
Resort doprecyzował, że obowiązek wystawiania e-faktur obejmie czynności podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce, wykonywane przez podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju. Oznacza to, że lekarz lub lekarz dentysta musi wystawić fakturę w KSeF zawsze, gdy dokumentuje usługę na rzecz przedsiębiorcy – zarówno w relacjach B2B, jak i B2G.
Jednocześnie wskazano, że podatnik zwolniony z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktury, chyba że nabywca zażąda jej w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca wykonania usługi. Jeżeli żądanie złożono po tym terminie, obowiązek nie powstaje. Gdy natomiast lekarz dokumentuje transakcję zwolnioną z VAT na rzecz innego podatnika, faktura jest wymagana niezależnie od żądania – i musi być wystawiona w KSeF.
Faktury dla pacjentów – kiedy KSeF jest dobrowolny?
W przypadku relacji z pacjentami, czyli osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Pacjent musi najpierw zgłosić żądanie wystawienia dokumentu. Jeśli lekarz zdecyduje się na e-fakturę, ma obowiązek przekazać ją pacjentowi również poza systemem oraz zapewnić dostęp do dokumentu w KSeF.
Resort przypomniał, że usługi medyczne dla pacjentów podlegają ewidencji przy użyciu kas rejestrujących, a podstawowym dokumentem potwierdzającym wykonanie świadczenia pozostaje paragon fiskalny.
Kto czasowo jest zwolniony z obowiązku korzystania z KSeF?
Do 31 grudnia 2026 r. obowiązek nie obejmuje:
- podatników, których miesięczna sprzedaż wraz z podatkiem nie przekracza 10 tys. zł
- podatników wystawiających faktury przy użyciu kas rejestrujących, w tym paragonów z NIP do 450 zł uznawanych za faktury
Kampania informacyjna i wsparcie KAS
Resort podkreślił, że wdrożeniu systemu towarzyszy szeroka kampania informacyjna. Krajowa Administracja Skarbowa prowadzi szkolenia, indywidualne konsultacje i cykl „Środy z KSeF”. Na stronie ksef.podatki.gov.pl dostępne są materiały, nagrania oraz instrukcje obsługi. Pracownicy urzędów skarbowych pomagają podatnikom w logowaniu i konfiguracji systemu, a działania edukacyjne prowadzone są także w Internecie, radiu i telewizji.
Główne wnioski
- Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowe e-fakturowanie obejmie lekarzy i lekarzy dentystów dokumentujących usługi na rzecz przedsiębiorców i podmiotów publicznych.
- KSeF 2.0 został udostępniony do testów poprzez API we wrześniu 2025 r., a wersja testowa Aplikacji Podatnika pojawiła się w listopadzie 2025 r.
- W relacji z pacjentami korzystanie z KSeF pozostaje dobrowolne i wymaga wcześniejszego żądania wystawienia faktury.
- Do 31 grudnia 2026 r. z obowiązku korzystania z KSeF zwolnieni są podatnicy z miesięczną sprzedażą do 10 tys. zł oraz wystawiający faktury przy użyciu kas, w tym paragony z NIP do 450 zł.
Źródło:
- https://oil.lodz.pl/aktualnosci/wszystkie-informacje/najnowsze/minister-finansow-wyjasnia-ksef.html
