Outsourcing usług i personelu medycznego. Czym są? [Przykłady]

Outsourcing medyczny staje się stałym elementem funkcjonowania polskich szpitali i podmiotów leczniczych. Rosnące braki kadrowe, presja kosztowa i konieczność zapewnienia ciągłości świadczeń sprawiają, że coraz więcej placówek korzysta z firm zewnętrznych – zarówno w zakresie usług klinicznych, jak i dostępu do personelu specjalistycznego. Jednocześnie rynek ten przynosi nie tylko korzyści, ale również ryzyka, w tym zjawisko pozornego outsourcingu.

Z tego artykułu dowiesz się…

• Czym jest outsourcing medyczny i jakie obszary najczęściej obejmuje.
• Jakie korzyści daje outsourcing personelu, usług medycznych i usług pozamedycznych.
• Na czym polega zjawisko pozornego outsourcingu i dlaczego jest niezgodne z przepisami.
• Jak w praktyce zweryfikować rzetelnego outsourcera.

Czym jest outsourcing medyczny?

Outsourcing medyczny polega na przekazaniu części świadczeń zdrowotnych lub zadań organizacyjnych wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. Może obejmować zarówno czynności kliniczne, jak i pozamedyczne, a jego celem jest wsparcie placówki w obszarach wymagających zasobów lub kompetencji, których brakuje w strukturach własnych.

W praktyce outsourcing medyczny obejmuje dwa główne modele: zlecanie określonych usług (np. teleradiologii czy anestezjologii) oraz wynajmowanie personelu medycznego do realizacji świadczeń. W zależności od umowy outsourcer może odpowiadać nie tylko za wykonanie świadczeń, ale także za organizację pracy, nadzór, wyposażenie czy sprzęt.

Outsourcing usług a outsourcing personelu

Outsourcing usług medycznych oznacza przekazanie wykonania konkretnej procedury lub procesu. Natomiast outsourcing personelu dotyczy udostępnienia specjalistów – lekarzy, pielęgniarek czy ratowników – którzy pracują w szpitalu na zasadach określonych w umowie między placówką a outsourcerem. Różnica między tymi modelami jest kluczowa przy ocenie prawidłowości kontraktu.

Jakie są najczęściej outsourcowane obszary?

Outsourcing w ochronie zdrowia obejmuje zarówno zadania kliniczne, jak i szeroki zakres usług wspierających działanie szpitali. W praktyce placówki korzystają z firm zewnętrznych wtedy, gdy potrzebują stabilnej obsady dyżurów, dostępu do specjalistycznych kompetencji lub odciążenia administracyjnego. Najczęściej delegowane obszary można podzielić na trzy główne kategorie.

Outsourcing personelu medycznego

Placówki lecznicze często sięgają po outsourcing w sytuacjach, gdy brakuje własnych pracowników do zapewnienia ciągłości świadczeń. Zewnętrzni wykonawcy wspierają szpitale w obsadzeniu:

• dyżurów lekarskich,
• dyżurów pielęgniarskich i ratowniczych,
• zespołów instrumentariuszek pracujących na blokach operacyjnych.

Firma outsourcingowa dostarcza specjalistów o określonych kwalifikacjach, a podmiot leczniczy zyskuje gotowy do pracy zespół, który może od razu realizować świadczenia. To rozwiązanie szczególnie często stosowane w specjalizacjach deficytowych oraz w jednostkach pełniących całodobowe zabezpieczenie medyczne.

Outsourcing usług medycznych

Drugą grupę stanowią usługi kliniczne, które wymagają specjalistycznej wiedzy, zaplecza technicznego lub pracy ciągłej. Najczęściej outsourcowane są:

• teleradiologia wraz z opisami badań obrazowych,
• usługi anestezjologiczne,
• obsługa laboratoriów – zarówno w pełnym zakresie, jak i w modelach hybrydowych,
• fizjoterapia i rehabilitacja,
• prowadzenie poradni specjalistycznych.

W tym modelu outsourcer może być odpowiedzialny nie tylko za samą realizację procedur, ale również za elementy organizacyjne, takie jak zapewnienie personelu, sprzętu czy harmonogramów. Zakres odpowiedzialności zależy od zapisów umowy i potrzeb placówki.

Outsourcing usług pozamedycznych

Trzecim obszarem, w którym outsourcing jest szeroko wykorzystywany, są zadania wspierające funkcjonowanie szpitali i przychodni. Do tej kategorii należą m.in.:

• rejestracja pacjentów i call center,
• utrzymanie techniczne i serwis infrastruktury,
• sterylizacja narzędzi i sprzętu,
• usługi sprzątania,
• catering i żywienie pacjentów,
• ochrona obiektów,
• IT, administracja systemów oraz wsparcie dla oprogramowania medycznego.

W przypadku usług pozamedycznych outsourcing pozwala na obniżenie kosztów funkcjonowania i uzyskanie dostępu do wyspecjalizowanych zespołów, które działają według określonych standardów jakości. Dla wielu podmiotów to także sposób na zapewnienie ciągłości obsługi, bez konieczności zatrudniania dużych zespołów pomocniczych na etatach.

Korzyści outsourcingu medycznego

Outsourcing pomaga szpitalom stabilizować grafik pracy i ograniczać przerwy w udzielaniu świadczeń. Placówki mogą szybko uzupełnić braki kadrowe, co w praktyce oznacza mniejsze ryzyko odwoływania dyżurów, skracanie kolejek oraz bardziej przewidywalne funkcjonowanie oddziałów. Takie rozwiązanie jest często jedyną szansą na zapewnienie obsady w specjalizacjach deficytowych lub w regionach, w których brakuje lekarzy i pielęgniarek.

Outsourcing zapewnia również szerszy dostęp do specjalistów, których trudno pozyskać na etat – np. anestezjologów, radiologów, diagnostów laboratoryjnych czy instrumentariuszek. Dzięki temu podmiot leczniczy może świadczyć usługi, które bez wsparcia firm zewnętrznych byłyby niemożliwe do zrealizowania lub wymagałyby znaczących inwestycji.

Kolejną korzyścią jest elastyczność kosztowa. Zatrudnienie personelu w modelu outsourcingowym pozwala dopasować liczbę specjalistów do rzeczywistych potrzeb, sezonowości, liczby hospitalizacji czy zaplanowanych zabiegów. Placówka płaci za konkretny zakres usług, bez konieczności utrzymywania pełnych etatów przez cały rok.

Ważnym elementem jest również przeniesienie części ryzyk organizacyjnych na outsourcera. To on odpowiada za rekrutację, organizację świadczeń, czy zapewnienie odpowiednich kwalifikacji personelu.

W wielu przypadkach outsourcing umożliwia także szybkie wdrożenie usług wymagających wysokich kompetencji lub specjalistycznego zaplecza, np. teleradiologii czy kompleksowej obsługi bloków operacyjnych. Placówka otrzymuje gotowe rozwiązanie, które można skalować w zależności od potrzeb.

Jakie są ryzyka i wyzwania?

Outsourcing wymaga jednak starannego nadzoru. Każda placówka, niezależnie od doświadczenia outsourcera, musi monitorować jakość świadczeń i zgodność ich realizacji z umową, procedurami medycznymi oraz aktualnymi przepisami. Brak odpowiedniego nadzoru może prowadzić do niejasności dotyczących odpowiedzialności, szczególnie w sytuacjach klinicznych wymagających szybkiej reakcji.

Współpraca między personelem etatowym a zespołami zewnętrznymi bywa wyzwaniem organizacyjnym. Różne style pracy, inne zasady raportowania czy odmienne doświadczenia mogą wpływać na komunikację zespołową. Dlatego konieczne jest jasne określenie kompetencji, podziału obowiązków i zasad dokumentacji medycznej już na etapie zawierania umowy.

Z punktu widzenia prawa kluczowe jest precyzyjne wskazanie, kto sprawuje nadzór nad pracą personelu outsourcingowego, w jaki sposób realizowana jest dokumentacja i jakie standardy obowiązują przy udzielaniu świadczeń. Nieprawidłowe zapisanie ról może prowadzić do sporów dotyczących błędów medycznych, bezpieczeństwa pacjentów lub odpowiedzialności zawodowej.

Warto również pamiętać, że outsourcing nie zwalnia podmiotu leczniczego z odpowiedzialności za zapewnienie odpowiednich warunków pracy, bezpieczeństwa procedur oraz zgodności z przepisami o ochronie danych. Niezbędne są regularne audyty, ocena jakości i weryfikacja spełniania wymogów dotyczących kwalifikacji personelu.

Pozorny outsourcing – czym jest i na co uważać?

Pozorny outsourcing świadczeń zdrowotnych to sytuacja, w której szpital podpisuje z outsourcerem umowę na wykonanie usług przez swoich własnych pracowników etatowych, ale w dodatkowych godzinach, już poza ich normalnym czasem pracy. Pracownicy wykonują te same obowiązki, w tym samym miejscu, pod nadzorem kierownictwa szpitala i z użyciem jego sprzętu. Outsourcer pełni jedynie rolę pośrednika, nie organizując ani pracy, ani wyposażenia.

Zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych publiczne podmioty lecznicze nie mogą zawierać umów na świadczenia medyczne z własnymi pracownikami. Orzecznictwo wskazuje, że pozorny outsourcing to obejście przepisów o stosunku pracy, przepisów dotyczących czasu pracy i składek na ubezpieczenia społeczne.

Konsekwencje są poważne:

• przekroczenia dopuszczalnego czasu pracy pracowników medycznych,
• brak wymaganych przerw i odpoczynku,
• ryzyko pogorszenia jakości świadczeń i bezpieczeństwa pacjentów,
• zaniżanie składek na ubezpieczenia społeczne – składki powinny być naliczane również od kwot uzyskanych przez pracownika w ramach umowy zawartej przez pośrednika.

Pozorny outsourcing jest więc praktyką niezgodną z prawem i niosącą ryzyko zarówno dla placówki, personelu, jak i pacjentów.

Kiedy outsourcing pracowniczy jest zgodny z prawem?

Legalny outsourcing występuje wtedy, gdy:

• rodzaj pracy jest inny niż w ramach etatu,
• praca jest wykonywana w innym zakresie lub innym miejscu,
• nadzór nad świadczeniami sprawuje outsourcer, a nie szpital,
• outsourcer zapewnia narzędzia, sprzęt, procedury i organizację.

Tylko wtedy outsourcing nie staje się obejściem przepisów o zatrudnieniu.

Jak wybrać rzetelnego outsourcera?

Wybór odpowiedniego outsourcera ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa pacjentów, stabilności pracy personelu oraz jakości udzielanychświadczeń. Dotyczy to zarówno podmiotów oferujących personel medyczny, jak i firm świadczących usługi kliniczne oraz pozamedyczne. Każda z tych kategorii wymaga weryfikacji innych elementów, jednak fundament jest wspólny: outsourcer musi być partnerem, który działa zgodnie z prawem, posiada odpowiednie zasoby i potrafi zapewnić ciągłość realizacji świadczeń.

Kompetencje i doświadczenie firmy

Szpital lub przychodnia powinny ocenić, jak długo outsourcer działa na rynku, jakie projekty realizował oraz czy specjalizuje się w konkretnym typie usług.

• W przypadku outsourcingu personelu kluczowe jest doświadczenie w pracy z określonymi specjalizacjami medycznymi oraz zdolność do zapewnienia obsady także w sytuacjach nagłych.
• W outsourcingu usług medycznych istotne jest, czy wykonawca posiada odpowiednią infrastrukturę, zaplecze technologiczne oraz udokumentowane procedury kliniczne.
• W usługach pozamedycznych liczy się praktyka w obsłudze obiektów o podwyższonych wymaganiach, takich jak blok operacyjny lub laboratorium.

Sposób nadzoru i odpowiedzialności za personel

Rzetelny outsourcer powinien jasno określić, kto odpowiada za organizację pracy, nadzór nad personelem i kontrolę jakości świadczeń.

• Przy outsourcingu personelu medycznego outsourcer musi zapewniać pełny nadzór nad personelem delegowanym, w tym weryfikację kwalifikacji, licencji i doświadczenia.
• W usługach medycznych ważne jest wskazanie osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo i jakość procedur, np. kierownika zespołu radiologicznego lub anestezjologicznego.
• W usługach pozamedycznych powinna być zapewniona kontrola realizacji zadań, np. walidacji sterylizacji czy standardów sprzątania.

Standardy jakości i procedury wewnętrzne

Każda firma outsourcingowa powinna działać na podstawie przejrzystych i udokumentowanych procedur.

• W case’ach klinicznych dotyczy to m.in. zasad dokumentacji, kwalifikacji pacjentów, postępowania w sytuacjach kryzysowych, raportowania zdarzeń niepożądanych lub przekazywania obowiązków podczas dyżurów.
• W usługach pozamedycznych standardy obejmują procedury sprzątania, sterylizacji, IT czy ochrony.
• Dobrą praktyką jest weryfikacja certyfikatów jakości, np. ISO, oraz udziału firmy w procesach akredytacyjnych.

Zgodność z przepisami dotyczącymi dokumentacji i ochrony danych

Zarówno w outsourcingu usług medycznych, jak i w usługach pozamedycznych, kluczowe jest przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i dokumentacji medycznej.

• W przypadku usług klinicznych outsourcer musi zapewnić bezpieczny obieg dokumentacji, kontrolę dostępu oraz zgodność z wymogami dotyczącymi systemów informatycznych.
• W przypadku usług technicznych i administracyjnych istotne jest, aby pracownicy outsourcera byli odpowiednio przeszkoleni w zakresie RODO i polityk placówki.