Jak otworzyć gabinet lekarski krok po kroku – poradnik dla lekarzy

Zakładanie własnego gabinetu lekarskiego to jeden z najważniejszych kroków w karierze zawodowej lekarza lub inwestora planującego prowadzenie działalności medycznej. Niezależnie od tego, czy jesteś lekarzem z wieloletnim doświadczeniem, młodym specjalistą, czy osobą bez wykształcenia medycznego, która chce założyć podmiot leczniczy – ten poradnik przeprowadzi Cię krok po kroku przez cały proces.

Z tego artykułu dowiesz się…

• Jakie wymogi formalne musi spełnić lekarz, aby prowadzić prywatny gabinet.
• Jak zarejestrować działalność i gabinet w CEIDG oraz RPWDL.
• Jakie warunki musi spełniać lokal.
• Jaką formę opodatkowania i organizacji wybrać, by uniknąć błędów.

Czym jest prywatny gabinet lekarski?

Prywatny gabinet lekarski to miejsce, w którym lekarz lub lekarz dentysta udziela odpłatnych świadczeń zdrowotnych poza systemem finansowania z NFZ. Może mieć on charakter indywidualnej praktyki zawodowej lub funkcjonować w ramach większego podmiotu leczniczego (np. spółki). Kluczową cechą takiego gabinetu jest niezależność organizacyjna i finansowa oraz pełna odpowiedzialność za jakość świadczonych usług.

Kto może otworzyć gabinet lekarski?

Otwarcie gabinetu lekarskiego nie jest zarezerwowane wyłącznie dla lekarzy – choć to oni najczęściej decydują się na ten krok. W zależności od formy działalności, gabinet może prowadzić zarówno lekarz posiadający prawo wykonywania zawodu, jak i osoba niebędąca lekarzem, która zakłada podmiot leczniczy i zatrudnia odpowiedni personel. Każda z tych ścieżek wymaga jednak spełnienia określonych wymogów formalnych i organizacyjnych.

Wymogi wobec lekarzy

Lekarz lub lekarz dentysta, który chce prowadzić własny gabinet, musi posiadać aktualne prawo wykonywania zawodu potwierdzone przez właściwą okręgową izbę lekarską. Niezbędne jest także dysponowanie pomieszczeniem spełniającym wymogi sanitarne i instalacyjne oraz odpowiednim sprzętem i wyrobami medycznymi dostosowanymi do rodzaju świadczeń. 

Dodatkowo, lekarz prowadzący działalność gospodarczą musi wpisać się do CEIDG i Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL) oraz zawrzeć umowę ubezpieczenia OC, które chroni przed skutkami ewentualnych roszczeń pacjentów. W przypadku gabinetu o profilu specjalistycznym konieczne jest również posiadanie odpowiedniej specjalizacji.

Kiedy nie można założyć gabinetu?

Prawo wyklucza możliwość prowadzenia praktyki lekarskiej w przypadku określonych ograniczeń zawodowych. Gabinetu nie może otworzyć osoba, która:

• została zawieszona w prawie wykonywania zawodu,
• została ukarana karą zawieszenia prawa wykonywania zawodu,
• posiada ograniczenia dotyczące określonych czynności medycznych (jeśli ograniczenie dotyczy usług, które planuje świadczyć w gabinecie),
• została pozbawiona możliwości wykonywania zawodu prawomocnym orzeczeniem środka karnego zakazu wykonywania zawodu lub środkiem zapobiegawczym.

W praktyce oznacza to, że lekarz z czasowym zakazem lub ograniczeniem może prowadzić gabinet tylko w takim zakresie, który nie koliduje z nałożonymi ograniczeniami.

Wybór formy działalności – praktyka czy podmiot leczniczy?

Przed rozpoczęciem działalności medycznej trzeba wybrać jej formę prawną. Od tej decyzji zależą późniejsze obowiązki rejestracyjne, podatkowe i organizacyjne. Inne wymogi dotyczą indywidualnej praktyki lekarskiej, a inne – podmiotu leczniczego prowadzonego np. przez osobę niebędącą lekarzem.

Indywidualna praktyka lekarska

To najprostsza i najczęściej wybierana forma. Polega na prowadzeniu działalności w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG. Lekarz może udzielać świadczeń:

• w gabinecie,
• wyłącznie w miejscu wezwania (np. wizyty domowe),
• na podstawie umowy z podmiotem leczniczym, który udostępnia miejsce wykonywania usług.

Każda z tych form wymaga spełnienia określonych warunków rejestracyjnych i ubezpieczeniowych, ale nie nakłada obowiązku posiadania pełnej struktury podmiotu leczniczego.

Gabinet lekarski jako spółka (cywilna, jawna, partnerska)

Lekarze mogą również prowadzić działalność wspólnie. Najczęściej wybierają spółkę cywilną lub partnerską – wówczas każdy wspólnik wnosi swój wkład, a obowiązki formalne, takie jak wpis do RPWDL czy zawarcie ubezpieczenia OC, dotyczą całego podmiotu. Spółki jawne i partnerskie wymagają rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Taka forma daje większe możliwości rozwoju i zatrudnienia personelu, ale wiąże się z bardziej rozbudowaną dokumentacją i większymi kosztami.

Gabinet prowadzony przez osobę niebędącą lekarzem

Prawo nie zabrania osobom bez wykształcenia medycznego prowadzenia gabinetu lekarskiego. W takim przypadku nie jest to jednak praktyka lekarska, lecz podmiot leczniczy. Osoba prowadząca podmiot musi spełnić wszystkie wymogi formalne i sanitarne oraz zatrudnić lekarzy lub innych specjalistów posiadających prawo wykonywania zawodu. Konieczne jest również uzyskanie wpisu do RPWDL, przygotowanie regulaminu organizacyjnego, zapewnienie odpowiedniego wyposażenia oraz zawarcie umowy ubezpieczenia OC.

Taka forma działalności jest szczególnie popularna wśród inwestorów prowadzących sieci placówek medycznych, którzy nie mają wykształcenia lekarskiego, ale zarządzają całą strukturą i powierzają udzielanie świadczeń osobom uprawnionym.

Rejestracja działalności – CEIDG, KRS i RPWDL

Założenie gabinetu lekarskiego to proces, który łączy elementy medycyny i przedsiębiorczości. Niezależnie od tego, czy decydujesz się na jednoosobową praktykę, czy spółkę, musisz dopełnić formalności rejestracyjnych, które są podstawą legalnego prowadzenia działalności leczniczej w Polsce.

Jak zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą?

Jeśli wybierasz formę indywidualnej praktyki lekarskiej, pierwszym krokiem jest zarejestrowanie działalności gospodarczej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wniosek CEIDG-1 możesz złożyć:

• online przez stronę biznes.gov.pl,
• osobiście w urzędzie gminy lub miasta,
• przez pełnomocnika.

We wniosku należy podać m.in.:

• imię i nazwisko oraz dane kontaktowe,
• nazwę firmy (np. „Indywidualna Praktyka Lekarska dr Jan Kowalski”),
• adres głównego miejsca wykonywania działalności,
• odpowiednie kody PKD (np. 86.21.Z – praktyka ogólna lekarska, 86.22.Z – praktyka specjalistyczna, 86.23.Z – praktyka lekarska dentystyczna),
• wybraną formę opodatkowania (np. skala podatkowa, ryczałt, podatek liniowy).

Zarejestrowanie działalności w CEIDG jest bezpłatne i skutkuje automatycznym przekazaniem danych do urzędów – numer NIP i REGON są nadawane automatycznie, natomiast rejestracja jako płatnik składek w ZUS wymaga osobnego zgłoszenia.

Rejestracja w RPWDL

Kolejnym obowiązkowym etapem jest rejestracja praktyki lekarskiej w RPWDL – Rejestrze Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą. Rejestr ten prowadzą okręgowe izby lekarskie, a wniosek składa się wyłącznie elektronicznie.

Do wniosku należy dołączyć m.in.:

• dane przedsiębiorcy i miejsce wykonywania świadczeń,
• dane o zakresie i rodzaju udzielanych świadczeń zdrowotnych,
• oświadczenie o spełnianiu wymogów lokalowych i sanitarnych,
• dowód uregulowania opłaty.

Opłata za wpis wynosi 2% przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. Organ ma 30 dni na rozpatrzenie wniosku, a jeśli w tym czasie nie wyda decyzji ani nie wezwie do uzupełnień, po upływie 40 dni od daty złożenia dokumentów możesz rozpocząć działalność – po uprzednim poinformowaniu izby lekarskiej.

Koszty rejestracji i terminy w 2025 roku

• CEIDG – 0 zł (bezpłatnie),
• RPWDL – 2% przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw,
• KRS (umowa została zawarta u notariusza) – 500 zł wpis + 100 zł ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym + 17 zł opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.

Wymagania lokalowe i sanitarne

Gabinet lekarski musi spełniać konkretne wymogi techniczne, sanitarne i funkcjonalne. To nie tylko kwestia estetyki czy wygody, ale przede wszystkim bezpieczeństwa pacjentów i zgodności z przepisami prawa.

Lokalizacja i dostępność dla pacjenta

Wybór lokalizacji to nie tylko decyzja logistyczna – to strategiczny element prowadzenia praktyki. Idealny lokal powinien:

• być łatwo dostępny komunikacyjnie (blisko przystanków, zjazdów, skrzyżowań),
• zapewniać możliwość parkowania (najlepiej bezpłatnego lub na wyłączność),
• znajdować się powyżej poziomu gruntu (zgodnie z przepisami sanitarnymi),
• mieć wejście oddzielone od części mieszkalnej (jeśli gabinet znajduje się w budynku mieszkalnym).

Badania przeprowadzone przez serwis ZnanyLekarz.pl pokazują, że aż 67% pacjentów uważa adres gabinetu za kluczowy czynnik wyboru lekarza – zaraz po opiniach i cenie usług.

Minimalne wymogi sanitarne

Gabinet powinien być zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwiał bezpieczne i higieniczne świadczenie usług zdrowotnych. Niezbędne są m.in.:

• osobne pomieszczenie do przyjmowania pacjentów (gabinet),
• poczekalnia lub miejsce do oczekiwania,
• toaleta dla pacjentów,
• miejsce na przechowywanie dokumentacji medycznej,
• wydzielone miejsce na odpady medyczne i bieliznę brudną,
• miejsce na bieliznę czystą.

Choć od 2019 roku nie obowiązują już przepisy określające dokładne metraże gabinetów, pomieszczenia nadal muszą być dostosowane do rodzaju działalności – zarówno pod względem funkcjonalnym, jak i sanitarnym.

Wymogi dotyczące pomieszczeń i instalacji

W gabinecie muszą znaleźć się:

• umywalka z dostępem do ciepłej i zimnej wody,
• dozownik z mydłem w płynie,
• dozownik ze środkiem dezynfekującym,
• pojemnik z ręcznikami jednorazowymi i kosz na odpady,
• odpowiednia podłoga (łatwa do mycia i dezynfekcji),
• wentylacja lub klimatyzacja.

Jeśli planujesz wykonywać zabiegi przy użyciu narzędzi wielokrotnego użytku, niezbędne jest także zainstalowanie osobnego zlewu służącego do ich wstępnego oczyszczania.

Opinie sanepidu – kiedy są wymagane?

W niektórych przypadkach konieczne będzie uzyskanie pozytywnej opinii Państwowej Inspekcji Sanitarnej (sanepidu). Dotyczy to w szczególności:

• gabinetów, w których wykonywane są zabiegi inwazyjne,
• praktyk z rozszerzonym zakresem diagnostyki,
• gabinetów działających w ramach podmiotu leczniczego,
• nowo zaadaptowanych lokali, które wcześniej nie były placówkami medycznymi.

Inspektorzy oceniają m.in. czystość, dokumentację higieniczno-sanitarną, dostępność środków dezynfekcyjnych, układ pomieszczeń oraz drogi przepływu czystego i brudnego materiału.

Ubezpieczenie OC – obowiązek lekarza

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) to jeden z podstawowych obowiązków lekarza prowadzącego działalność leczniczą. Jest to forma ochrony zarówno dla pacjentów, jak i dla samego lekarza – w razie roszczeń związanych z błędem medycznym, nieprawidłowym postępowaniem diagnostycznym czy zaniechaniem udzielenia świadczenia zdrowotnego.

Minimalna suma gwarancyjna

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, obowiązkowe ubezpieczenie OC musi obejmować:

• co najmniej 75 000 euro w odniesieniu do jednego zdarzenia,
• 350 000 euro łącznie na wszystkie zdarzenia w okresie obowiązywania umowy ubezpieczenia.

Warto pamiętać, że powyższe kwoty odnoszą się do wartości wyrażonej w euro, ale składka jest płacona w złotówkach i przeliczana po kursie z dnia zawarcia umowy.

Jeśli lekarz zdecyduje się na prowadzenie działalności w formie spółki, obowiązek ubezpieczeniowy dotyczy całego podmiotu, a nie tylko poszczególnych wspólników.

Terminy zawarcia umowy

Polisa ubezpieczenia OC musi być zawarta najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem działalności leczniczej – niezależnie od tego, czy chodzi o praktykę indywidualną, czy podmiot leczniczy. Brak aktywnego ubezpieczenia w momencie rozpoczęcia świadczenia usług oznacza działanie niezgodne z przepisami i naraża lekarza na odpowiedzialność zawodową oraz cywilną.

W praktyce zaleca się zawarcie ubezpieczenia z odpowiednim wyprzedzeniem, aby w razie potrzeby możliwe było również uzupełnienie zakresu ochrony o tzw. klauzule dodatkowe, np.:

• szkody powstałe wskutek naruszenia praw pacjenta,
• szkody powstałe w związku z prowadzeniem dokumentacji medycznej,
• błędy pracowników administracyjnych.

RODO w gabinecie lekarskim

Gabinet lekarski, niezależnie od swojej wielkości, przetwarza dane osobowe pacjentów – w tym dane szczególnej kategorii, czyli dane dotyczące zdrowia. Oznacza to, że od dnia rozpoczęcia działalności leczniczej lekarz staje się administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 (RODO).

Z tego tytułu ciążą na nim określone obowiązki prawne i organizacyjne.

Jakie podatki w gabinecie lekarskim?

Prowadzenie prywatnego gabinetu lekarskiego wiąże się z koniecznością wyboru formy opodatkowania dochodów. Lekarze – podobnie jak inni przedsiębiorcy – mają możliwość wyboru jednej z kilku dostępnych metod rozliczania się z urzędem skarbowym. Każda z nich ma swoje zalety i ograniczenia, dlatego warto dobrać model podatkowy do rodzaju i skali działalności.

Skala podatkowa (zasady ogólne)

To domyślna forma opodatkowania dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Stawki są progresywne i zależne od wysokości dochodu:

• 12% – dla dochodów do 120 000 zł rocznie,
• 32% – dla nadwyżki powyżej 120 000 zł.

Dodatkowo obowiązuje kwota wolna od podatku w wysokości 30 000 zł. Skala podatkowa daje możliwość skorzystania z licznych ulg (np. na dziecko, na Internet, rehabilitacyjnej) oraz rozliczenia się wspólnie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko. To korzystna opcja dla lekarzy z mniejszymi dochodami lub tych, którzy mają możliwość zastosowania wielu odliczeń.

Podatek liniowy

Podatek liniowy to stała stawka 19% niezależnie od wysokości osiąganego dochodu. Lekarze korzystający z tej formy rozliczenia nie mogą korzystać z ulg podatkowych (poza składkami na ZUS) ani rozliczać się wspólnie z małżonkiem. To dobre rozwiązanie dla tych, którzy osiągają wyższe dochody, nie korzystają z ulg i cenią prostotę rozliczeń. W przypadku przychodów powyżej 200–250 tys. zł rocznie podatek liniowy może być korzystniejszy niż skala.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt to uproszczona forma opodatkowania, w której lekarz płaci podatek od przychodu (czyli bez możliwości odliczenia kosztów działalności). Dla większości usług medycznych obowiązuje stawka 14%.

Ważne ograniczenia:

• Nie można wykonywać usług dla byłego pracodawcy w tym samym zakresie co na umowie o pracę (obowiązuje przez rok),
• Brak możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem,
• Nie można korzystać z większości ulg.

Ryczałt jest często wybierany przez lekarzy z niskimi kosztami działalności i dużą przewidywalnością przychodów.

Karta podatkowa

Karta podatkowa to najbardziej uproszczona forma rozliczenia, ale dostępna tylko w ograniczonym zakresie – wyłącznie dla kontynuujących działalność w tej formie od 2021 roku (nie można już wybrać jej jako nowej formy opodatkowania).

Czy gabinet lekarski płaci VAT?

Nie. Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT, usługi w zakresie opieki medycznej, które służą profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, są zwolnione z podatku VAT. Oznacza to, że lekarz nie musi:

• składać deklaracji VAT,
• rejestrować się jako podatnik VAT czynny (chyba że świadczy inne usługi, które nie podlegają zwolnieniu),
• naliczać VAT pacjentom.

Zwolnienie z VAT dotyczy jednak wyłącznie świadczeń zdrowotnych – sprzedaż np. kosmetyków, suplementów czy usług estetycznych może podlegać VAT. W takiej sytuacji trzeba rozdzielić działalność opodatkowaną i zwolnioną, co komplikuje ewidencję.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Lekarz prowadzący gabinet, który świadczy usługi na rzecz osób fizycznych (czyli pacjentów prywatnych), ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej – i to bez względu na wysokość obrotu.

Od 1 lipca 2021 roku lekarze zostali objęci obowiązkiem korzystania z kas fiskalnych online, które automatycznie przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Ministerstwo Finansów.

Marketing gabinetu lekarskiego na start

Pacjenci szukają dziś lekarzy przede wszystkim w internecie. Dlatego jednym z pierwszych kroków po otwarciu gabinetu powinno być zadbanie o profesjonalną stronę internetową – z dokładnym adresem, godzinami przyjęć, opisem usług i cennikiem. Ważne są również profile w popularnych serwisach medycznych, takich jak ZnanyLekarz, oraz systematyczne gromadzenie opinii. Warto też założyć wizytówkę Google i zadbać o widoczność w mapach.

Dobra lokalizacja to połowa sukcesu, ale druga połowa to doświadczenie pacjenta – estetyczne wnętrza, łatwy dojazd, dostępny parking, intuicyjna rejestracja. Te elementy nie tylko wpływają na pierwsze wrażenie, ale budują długofalową lojalność pacjentów. Rekomendacje od zadowolonych pacjentów nadal pozostają jednym z najskuteczniejszych kanałów marketingu – zarówno offline, jak i online.

Na początku nie trzeba inwestować w duże kampanie reklamowe. Skuteczniejsze będzie mądre pozycjonowanie lokalne (SEO), założenie profilu w social mediach oraz współpraca z innymi specjalistami w okolicy. Strategicznie zaplanowany marketing pomoże zbudować stabilną bazę pacjentów już w pierwszych miesiącach działalności.

Najczęstsze błędy przy otwieraniu gabinetu – jak ich uniknąć?

Otwarcie gabinetu lekarskiego wymaga skrupulatnego planowania. W praktyce wiele osób popełnia te same błędy – często z powodu pośpiechu lub nieznajomości przepisów. Oto najczęstsze pułapki i jak ich uniknąć:

• Brak kompletnego wpisu do RPWDL – rozpoczęcie działalności bez uzyskania rejestracji lub przed upływem 40 dni od złożenia wniosku bez poinformowania izby może skutkować sankcjami.
• Nieprzemyślany wybór lokalu – gabinet bez parkingu, z trudnym dostępem lub zbyt mały na rozwój zniechęci pacjentów i ograniczy rozwój.
• Pominięcie obowiązkowego ubezpieczenia OC – brak aktualnej polisy może mieć poważne konsekwencje prawne i finansowe.
• Błędy w zakresie RODO – brak dokumentacji, nieprawidłowe przetwarzanie danych lub nieprzeszkolony personel mogą skutkować kontrolą i grzywną.
• Nieodpowiedni wybór formy opodatkowania – zbyt wysokie zaliczki na podatek lub brak możliwości skorzystania z ulg mogą pogorszyć płynność finansową.
• Zaniedbanie obecności online – brak strony internetowej, złe opinie lub brak danych kontaktowych sprawia, że pacjenci wybierają konkurencję.

Rozpoczęcie działalności lekarskiej to proces złożony, ale całkowicie możliwy do zrealizowania. Wiedza, planowanie i odpowiednie wsparcie (np. księgowe, prawne, marketingowe) sprawiają, że własny gabinet może stać się nie tylko źródłem przychodu, ale także przestrzenią spełnienia zawodowego i niezależności. Ten poradnik to pierwszy krok – kolejne należą już do Ciebie.