Przedsiębiorcy nie muszą już przechowywać papierowych potwierdzeń zgłoszeń pracowników do ZUS. Zmiany wprowadzono na mocy przepisów, które weszły w życie na początku czerwca 2025 roku. Ministerstwo Zdrowia i Ministerstwo Cyfryzacji wspólnie wskazują, że to kolejny krok w kierunku cyfryzacji i uproszczenia obowiązków administracyjnych.
Na czym polega zmiana?
Dotychczas każdy przedsiębiorca musiał wydrukować i przechowywać zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych. W praktyce oznaczało to konieczność archiwizacji tysięcy dokumentów w formie papierowej. Aktualnie wystarczy potwierdzenie elektroniczne z systemu PUE ZUS.
To rozwiązanie jest nie tylko wygodne, ale też zgodne z polityką ograniczania zbędnej dokumentacji. Wychodzi ono również naprzeciw ekologicznej agendzie państwa, zgodnie z którą priorytetem jest obniżenie ilości papieru, zużywanego zarówno przez instytucje, jak i przez obywateli, którzy do tej pory przymuszani byli do gromadzenia dokumentacji.
Kogo dotyczą nowe przepisy?
Nowe zasady obowiązują wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości firmy. Mają jednak szczególne znaczenie dla sektora medycznego, gdzie często zatrudnia się wielu specjalistów na umowy cywilnoprawne. Dotyczy to m.in. podmiotów leczniczych, przychodni i szpitali.
To spora zmiana, ponieważ do tej pory brak posiadanego potwierdzenia mógł zostać potraktowany przez ZUS jako niewypełnienie obowiązku ewidencyjnego. W najlepszym przypadku skutkowało to koniecznością złożenia korekty, w najgorszym zapłaceniem karnych odsetek.
Co z kontrolą?
Podczas kontroli ZUS nie będzie wymagał fizycznych wydruków. Wystarczy wówczas dostęp do profilu PUE ZUS, gdzie znajdują się wszystkie niezbędne dane. Elektroniczne potwierdzenie ma taką samą moc prawną jak dotychczasowy dokument papierowy. To bardzo ważna zmiana, od dawna postulowana przez przedsiębiorców.
Inspektor ZUS nie wymaga obecnie papierowych dokumentów. Może poprosić o udostępnienie wybranych plików z PUE – np. konkretnego zgłoszenia lub zestawienia. W praktyce odbywa się to przez logowanie kontrolera do systemu ZUS i przesłanie plików elektronicznych przez płatnika składek.
Korzyści dla pracodawców
Nowe przepisy to oszczędność czasu, miejsca i środków. Nie trzeba już drukować setek stron ani trzymać segregatorów z archiwami. Ponadto zmniejsza się ryzyko zagubienia dokumentu. To także krok w stronę nowoczesnego, cyfrowego zarządzania kadrami. Ministerstwo zapowiada kolejne zmiany. Jeszcze w tym roku planowane jest uproszczenie kolejnych procedur związanych z zatrudnianiem pracowników. Celem jest pełna cyfryzacja komunikacji między przedsiębiorcą a ZUS.
Źródło: Zakład Ubezpieczeń Społecznych
